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Gesundheitsschutz und zufriedene Patienten

Regelmäßige Pausen, den Kontakt zur Praxis halten und Handy weg: So klappt das Arbeiten im Homeoffice für ZFA.
Bild: iStock / Jacob Wackerhausen

Wie MFAs und ZFAs im Homeoffice den Praxisbetrieb verbessern können

| Arbeiten im Homeoffice, wo immer es möglich ist – so lautet ein dringender Appell aus der Politik an alle Arbeitgeber und -nehmer in Deutschland. Doch was bedeutet Homeoffice für MFAs und ZFAs? Das PKV Institut hat mit Betroffenen gesprochen und festgestellt: Die meisten MFAs und ZFAs, die das Arbeiten von extern ausprobiert haben, können ihm viel Gutes abgewinnen. Auch von Patienten kommt positives Feedback.

MFAs  und  ZFAs  im  Homeoffice  statt  in  der  Praxis?  Obwohl  die  technischen  Möglichkeiten schon lange da sind, finden viele den Gedanken zunächst befremdlich. Ärzte, Patienten und sogar MFAs selbst können sich oftmals nicht vorstellen, ihren Beruf aus der Ferne auszuüben. Patientenorientierung  und  Zugewandtheit,  so  denken  viele, sei nur im  persönlichen  Kontakt von Angesicht zu Angesicht möglich. Doch gerade die Qualität der Patientenbetreuung kann sich hier enorm verbessern. Und auch in anderen Bereichen können Praxen stark profitieren. 93  %  der MFAs  und  ZFAs,  die  schon  einmal  im  Homeoffice  gearbeitet  haben,  haben  eine positive Einstellung zum Arbeiten von zu Hause. Das ergab eine Blitzumfrage unter 225 MFAs und ZFAs, die das PKV Institut, führender Anbieter von Fernlehrgängen und Online-Seminaren für MFAs und ZFAs in ganz Deutschland, im Februar online durchführte. "Störungsfreie Abläufe“ ist ein Vorteil, den Daniela Burow, Praxismanagerin einer Kinder- und Jugendarztpraxis im Schwarzwald, sieht. Sie arbeitet seit einigen Jahren als Praxismanagerin teilweise von zuhause aus. Die Praxis hat 15 Mitarbeiterinnen im Rahmen einer ortsübergreifenden BAG beschäftigt. Seit der Corona-Pandemie sind mehrere Kolleginnen im Homeoffice tätig. „Wenn wir von zu Hause aus das Patiententelefon übernehmen, entlastet das die Kolleginnen in der Praxis.  Sie  können  sich  am  Empfang  ohne  Unterbrechungen  durch  Anrufer  den  Patienten  widmen." Schon vor der Pandemie hatte die Praxismanagerin einen großen Teil ihrer Aufgaben von zuhause aus erledigt, etwa die Abrechnung, das Erstellen von Teaminfos zu KV-Neuerungen und die Korrespondenz mit der Steuerkanzlei: „Das konzentrierte Arbeiten ohne ständige Unterbrechungen spart Zeit. Man ist schneller, macht weniger Fehler und hat mehr Freude an der Aufgabe.“ Ein stabiles und gut organisiertes Team, das nicht viel Führung vor Ort braucht, sei  jedoch  Bedingung für  das Gelingen  von  Homeoffice-Lösungen.  Auch das  Vertrauen  der Praxisleitung sei Grundvoraussetzung, Kontrolle könne aber eine wichtige Stütze sein. Ihr Rat für Neulinge im Homeoffice: „Klare Strukturen schaffen im Hinblick auf die täglichen Arbeitszeiten  und  Listen  erstellen,  was  wann  abgearbeitet  werden  muss.  Rückmeldungen  an  die Chefetage in Form von Kurzprotokollen über das, was im Homeoffice erledigt werden konnte, sind unerlässlich".

Verwaltungsaufgaben konzentriert von zu Hause aus erledigen

„Viele Praxisleitungen haben selbst noch das Klischee der reinen Assistenz und Helferin im Kopf und befassen sich durch die Krise erstmals mit der Frage, wie viel Verwaltungstätigkeit der Beruf der ZFA heute beinhaltet“, sagt Melanie Häußler, die als freiberufliche Praxismanagerin für mehrere Zahnarztpraxen in Bayern und Baden-Württemberg die Abrechnung sowie Prozessoptimierungen und Qualitätsmanagement übernimmt. Vier dieser acht Praxen ermöglichen ihren Mitarbeiterinnen Homeoffice – das entspricht auch dem Ergebnis der Blitzumfrage des  PKV  Instituts,  in  der  53  % der befragten  MFAs  und  ZFAs  von  einer  aufgeschlossenen Praxisleitung berichten. „Dokumentation ist wichtig“, bestätigt auch sie, und empfiehlt gerade Neulingen regelmäßige kurze Anrufe in der Praxis: „ZFAs sind Teamplayerinnen. Viele fühlen sich im Homeoffice erstmal abgehängt.“ An die Praxisleitungen appelliert sie, die Mitarbeiterinnen in Entscheidungsprozesse einzubinden und schließlich transparent zu kommunizieren, wer von extern arbeiten darf und warum. Nicht nur die Abrechnung, auch das Patiententelefon und die Terminkalenderpflege, das Recall-Management, das Erstellen von Arbeitsanweisungen und das Qualitätsmanagement seien Aufgaben, die im Homeoffice oft besser als in der Praxis erledigt werden können.

Arbeiten in (un-)gewohnter Umgebung

Den  Tag im  Homeoffice unbedingt wie  jeden  anderen  Arbeitstag zu starten,  empfiehlt  Julia Otto, die in einer Praxis in Drensteinfurt unter anderem für Praxismanagement und Abrechnung zuständig ist: „Wer den Arbeitsplatz grundsätzlich ordentlich verlässt, muss nicht erst aufräumen. To-Do-Listen für den Tag und erreichbare (!) Ziele motivieren und helfen, den Tag zu strukturieren. Bauen Sie regelmäßige Pausen ein, rufen Sie auch mal eine Kollegin in der Praxis an, um die Verbindung zu halten. Ansonsten gilt: Handy weglegen!“ Schon vor der Pandemie arbeitete sie teilweise im Homeoffice, um in Ruhe die Quartalsabrechnung vorbereiten zu können. Das konzentrierte Arbeiten ohne Störungen ermöglichte ihr eine schnellere Erledigung der Arbeiten, für die in der Praxis auch außerhalb der Sprechzeiten oft nicht die notwendige  Ruhe  herrscht. Die  bewusste  Gestaltung  des  Arbeitsplatzes,  wenn  möglich  auch  eine räumliche Trennung, hilft ihrer Ansicht nach, Arbeit und Freizeit auch innerlich zu sortieren. Bei Themen wie der Abrechnung, die unabhängig von Praxisöffnungszeiten erledigt werden können, empfiehlt sie zudem transparente Kommunikation und feste Zeiten der Erreichbarkeit, um Irritationen und Ärger von vornherein zu vermeiden.

Technik und Datenschutz

Technisch war das Homeoffice für alle drei keine große Herausforderung: Je nach Digitalisierungsgrad in der Praxis ermöglicht ein Notebook mit VPN-Verbindung zum Praxissystem, viele Tätigkeiten komplett von extern zu erledigen. Datenschutz ist ein sehr wichtiger Aspekt beim Homeoffice: Idealerweise stellt die Praxis einen Laptop mit allen dazugehörigen Sicherheitsprogrammen, wie z. B. der Firewall, der nur von der MFA bzw. ZFA selbst und nur für praxisbezogene Zwecke mit einem passwortgeschützten Zugang genutzt wird. Die Bildschirmsperre sollte nach wenigen Minuten automatisch erfolgen, um sicherzustellen, dass keine andere Person  Zugriff  auf  Daten  erhalten  könnte. Sowohl  der Computer  als  auch etwaige Papierdokumente sollten möglichst in  einem  verschlossenen  Schrank  aufbewahrt  werden. E-Mails,  der Zugang zum Praxisserver und die Festplatte des Laptops sollten verschlüsselt sein. Wenn sich das Ausdrucken personenbezogener Daten nicht ganz vermeiden lässt, ist eine datenschutzgerechte Entsorgung  notwendig – am  besten per  Aktenvernichter  in der  Praxis. In  Sachen Passwortsicherheit sollten im Homeoffice die gleichen Standards wie in der Praxis erfüllt werden.

Mitarbeiterbindung und Praxisoptimierung

Das Homeoffice für MFAs und ZFAs scheint nicht nur ein wichtiger Beitrag zur Pandemiebewältigung zu sein, sondern trägt auch zur Work-Life-Balance und dadurch der Mitarbeitermotivation bei. Das Vertrauen der Praxisleitung stärkt die Bindung und Verantwortung, das hochkonzentrierte und produktive Arbeiten an einem oder mehreren Tagen pro Woche macht Spaß und spart Zeit, die für andere Praxisbereiche wie etwa Qualitätsmanagement eingesetzt werden kann. Daniela Burow ist sich sicher, dass weitere Arzt- und Zahnarztpraxen Homeoffice ermöglichen werden, mit oder ohne Corona. Sie vergleicht das Thema mit der Videosprechstunde: „Viele merken jetzt, dass es doch ganz gut funktioniert.“ Und Digitalisierung bedeute nicht, dass man nicht mehr persönlich für die Patienten da ist, im Gegenteil: „Wie es unseren Patienten geht, das spüren wir und können darauf eingehen – auch am Telefon.“

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